5 PODEROSAS RAZONES PARA ADOPTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (SGI)

Las organizaciones de Tecnología de Información (TI) necesitan adaptarse continuamente a su mercado dada la naturaleza de los servicios que ofrece, motivándolas a implantar sistemas de gestión basados en estándares internacionales como la ISO 9001 (Sistema de Gestión de la Calidad), ISO 20000 (Sistema de Gestión de Servicios) e ISO 27000 (Sistema de Gestión de Seguridad de la Información).

Para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en cada uno de los estándares mencionados y alcanzar una acreditación amerita del compromiso y esfuerzo de toda la organización; es por ello que se deben buscar alternativas que permitan focalizar los esfuerzos y obtener victorias tempranas. Una alternativa viable y probada es la adopción de un Sistema de Gestión Integrado (SGI) que permita administrar los procesos y servicios de la organización de una forma sólida y unificada.

Veamos a continuación cinco (5) poderosas razones para adoptar un sistema de gestión integrado:

1. Eficiencia en la implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión.

Adoptar un SGI permite que los recursos de implantación (financieros, materiales, tiempo y personal) se inviertan una sola vez y no replicado tres veces, es decir, para cada uno de los sistemas (ISO 9001, ISO 20000 e ISO 27000).

Considerando que estas normas internacionales exigen que la organización cuente con información documentada (procedimiento de control de documentos, procedimiento de control de registros, procedimiento de auditoría interna y procedimiento de acciones correctivas/preventivas) la adopción de un SGI nos ayuda a minimizar la inversión de horas hombre en la elaboración  de los mismos ya que se desarrollaría un procedimiento de cada uno con un alcance que abarca los tres sistemas de gestión, reduciendo así los costos de la organización y simplificando la documentación existente.

2. Mejor control y evaluación de procesos.

Con un SGI las premisas para llevar a cabo el control y evaluación de los procesos (generación de indicadores de desempeño, análisis causa/raíz e identificación de acciones correctivas/preventivas) son homólogas y estandarizadas para todos los procesos y servicios existentes en la empresa ya que son administradas por un único sistema de gestión.

3. Facilidad para la actualización de los sistemas de gestión.

La norma internacional ISO 9001 es la base de casi todas las normas de la familia ISO, por tanto un cambio de versión en ésta tiene un impacto directo sobre las otras, por ejemplo la ISO 20000 e ISO 27000, tal como ocurrió el pasado mes de Septiembre del 2015, fecha en la cual se publicó un cambio radical de la ISO 9001:2008 por la ISO 9001:2015.

Cuando una organización cuenta con un SGI, el proceso de actualización resulta muchísimo más fácil y sencillo, dado que los requisitos entre las normas se encuentran relacionados, la generación de cambios por los nuevos requisitos se aplicarían para todos los sistemas de gestión y no de forma individual.

  1. Unificación de esfuerzos para la ejecución de auditorías.

Con el SGI los programas y planes de auditorías se realizan de manera unificada y armónica, es decir, se evalúa la conformidad considerando los requisitos básicos (responsabilidad gerencial, gestión documental, auditorías, satisfacción del cliente y mejora continua) y luego los requisitos particulares y especializados de cada una de las normas (ISO 9001, ISO 20000 e ISO 27000). Con ello se obtienen grandes beneficios en la reducción de horas de auditorías y por ende en los costos de la organización.

5. Mejora en la comunicación y formación del personal.

En los procesos de implantación y actualización de los sistemas de gestión el proceso comunicacional y formativo del personal es fundamental, considerando que de ellos depende el éxito o fracaso de la organización; el convencimiento, motivación e involucramiento que ellos tengan depende en gran manera de las estrategias que emprenda la alta dirección, por lo cual un SGI le permitirá dar a conocer que no se trata de realizar triple esfuerzos aislados sino invertir y orientar el uso de recursos de una manera eficiente en pro de alcanzar la satisfacción de los clientes y del personal.

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